Fahrrad- & E-Bike-Leasing für Arbeitgeber
Fahrrad- & E-Bike-Leasing für Arbeitgeber
Fahrradleasing für Arbeitgeber
Viele Beschäftigte wünschen sich mit dem Fahrrad zur Arbeit zu kommen – und auch für Betriebe ist dieses Angebot durchaus attraktiv. Doch welche Vorteile bringt ein Dienstrad für ein Unternehmen mit sich und welche Kosten sind mit Leasing, Kauf und Co. verbunden?
Warum Fahrrad- und E-Bike-Leasing auch deinem Unternehmen zugutekommt und auf was du beim Fahrradleasing als Arbeitgeber unbedingt achten solltest, haben wir für dich zusammengefasst.
Welche Vorteile hat Bike-Leasing für Arbeitgeber?
Immer mehr Betriebe stellen ihren Angestellten als umweltfreundliche Alternative zum Firmenauto ein Dienstrad zur Verfügung - und dieses Angebot stößt auf großen Zuspruch, nicht zuletzt aufgrund der steigenden Spritpreise und hohen Lebenserhaltungskosten. Dabei lohnt sich Fahrradleasing gleich aus mehreren Gründen für das eigene Unternehmen:
Positiver Einfluss aufs Employer Branding 
Gesundheitsförderung der Mitarbeiter 
Motivationssteigerung 
Aktiver Beitrag zum Klimaschutz 
Verbesserung der Parksituation 
Zeitersparnis 
Steuervorteile 
Geringere Lohnnebenkosten bei Gehaltsumwandlung Fahrradleasing hat nicht nur für den Betrieb zahlreiche Vorteile, sondern auch für die Belegschaft. So sparen Beschäftigte nicht nur bei der Anschaffung des Fahrrads, sondern können sofern das Unternehmen die vollen Kosten für das Firmenrad übernimmt, das Bike auch steuerfrei nutzen – und das sowohl für dienstliche als auch private Fahrten.
Wie kann ich als Arbeitgeber Firmenräder finanzieren und welche Kosten entstehen dabei?
Ist der Entschluss gefasst, der eigenen Belegschaft die Nutzung von Diensträdern zu ermöglichen, geht es an die Finanzierung des Ganzen. Denn neben der Leasing-Option hat der Betrieb die Möglichkeit, Rennräder, Pedelecs und Co. direkt zu kaufen und den Angestellten zusätzlich zum Arbeitslohn zur Verfügung zu stellen.
Firmenleasing: E-Bike, Pedelec und Co. über die Finanzierungsmethode
Die gängigste Variante Diensträder zu finanzieren, ist das Leasing. Dabei schließt das Unternehmen mit einem Leasing-Anbieter wie JobRad, BusinessBike und Co. einen Rahmenvertrag, der sowohl Laufzeit (meist 36 Monate), Zahlung wie auch Versicherungen regelt. Darüber hinaus gibt es meistens einen Dienstleistungsvertrag, der die genaue Abwicklung des Anbieters regelt und einen Einzel-Leasingvertrag, der für jedes einzelne Fahrrad oder E-Bike separat abgeschlossen wird.
Generell gibt es zwei Bike-Leasing-Varianten:
- Diensträder als Gehaltsplus
- Diensträder über Gehaltsumwandlung
Bei allen Leasing-Anbietern, wie JobRad, Bikeleasing und Co., besteht nach der Leasing-Laufzeit die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer das Fahrrad zu einem Restwert kauft. Dieser beträgt je nach Dienstleister zwischen zehn und 18 Prozent des ursprünglichen Brutto-Anschaffungswertes.
Diensträder als Gehaltsplus
Diensträder über Gehaltsumwandlung
Diensträder für Mitarbeiter kaufen: Das erwartet dich als Arbeitgeber
Alternativ zum Leasing kannst du deiner Belegschaft auch Fahrräder kaufen und diese den Angestellten zusätzlich zum Gehalt überlassen. Bei den anfallenden Kosten handelt es sich um Betriebsausgaben, die du dann über sieben Jahre abschreiben kannst – und dabei auch die Mehrwertsteuer zurückerhältst. Zudem ist das Unternehmen Eigentümer der Räder und kann sie, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter aus der Firma ausscheidet, wieder verkaufen.
Auch wenn der Kauf von Diensträdern zunächst mit weniger Zeitaufwand verbunden ist, da sich das Unternehmen nicht um Verträge und den Austausch mit dem Leasing-Anbieter kümmern muss, ist er auch mit einigen Nachteilen verbunden. So kann die Anschaffung der Fahrräder auch schon bei wenigen Mitarbeiter im fünfstelligen Eurobereich liegen. Darüber hinaus muss sich der Arbeitgeber um die Wartung und Versicherung der Fahrräder kümmern - Ausgaben, die zusätzlich ins Geld gehen können. Nicht jeder Betrieb kann solche Summen stemmen. Alternativ gibt es die Option, die Diensträder über ein Darlehen zu finanzieren.
Was sollte ich als Arbeitgeber beachten, wenn ich Bike-Leasing für Mitarbeiter anbiete?
Von Steuern über Verträge bis hin zum Ausgabenüberblick - wollen Betriebe Fahrräder für ihre Arbeitskräfte leasen, sollten sich Arbeitgeber bei den Leasing-Anbietern ausgiebig beraten lassen, um für das eigene Unternehmen den richtigen Leasing-Plan zu wählen. So kann ein fehlender Kündigungsschutz zum Beispiel dazu führen, dass das Unternehmen im schlimmsten Fall auf den Kosten für das Bike sitzen bleibt.
Darum sollte beim Dienstfahrrad das Unternehmen der Leasingnehmer sein
Dienstrad-Leasing funktioniert nur, wenn der Betrieb der Leasingnehmer ist. Ist dies nicht der Fall und der Arbeitgeber schließt lediglich den Vertrag ab, die Pflichten und Kosten liegen jedoch beim Mitarbeiter, handelt es sich um kein Dienstfahrrad. Dies hat zur Folge, dass auch das Finanzamt die Gehaltsumwandlung nicht akzeptiert und weder das Personal noch der Arbeitgeber bei den Sozialabgaben sparen kann.
Damit das Unternehmen als Leasingnehmer akzeptiert wird, sollte es folgende Punkte beachten:
- Einen Teil oder die gesamten Kosten für das Fahrrad übernehmen.
- Überlassungsvertrags zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer abschließen. Hierin legt der Betrieb fest, dass er das Fahrrad zurücknimmt, wenn das Arbeitsverhältnis vor der Leasingdauer endet.
- Keine vertraglich zugesicherte Kaufoption zum Ende des Leasingvertrages.
Überlassungsvertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeiter
Neben den Verträgen mit dem Leasing-Anbieter sollte der Arbeitgeber einen Überlassungsvertrag mit dem Mitarbeiter schließen. Das Gute: Arbeitgeber müssen hierbei keine eigenen Veträge aufsetzen, sondern können auf die Vorlagen des Fahrradleasing-Anbieters zurückgreifen. Dabei regelt der Vetrag die Nutzungsbedingungen zwischen den beiden Parteien und sollte folgende Punkte unbedingt beinhalten:
- Leasingdauer und Kostenübernahme;
- Modell des Dienstrads, Neupreis;
- Rückgabedatum und gewünschter Zustand bei Rückgabe;
- Angabe dazu, was mit dem Fahrrad passiert, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen vorzeitig verlässt;
- Einschränkungen (z. B. Anschluss von Teilnahmen an Wettkämpfen);
- Pflichten (muss der Arbeitnehmer zum Beispiel einen Helm tragen?);
- Vereinbarung, welche Partei Kosten für Wartung, Reparaturen und Versicherungen bei Schaden, Diebstahl und Verschleiß übernimmt.
Der Betrieb sollte die Regelungen bezüglich des Dienstrads unbedingt vertraglich festhalten. Tut er dies nicht, läuft er Gefahr, dass der Arbeitnehmer nach einer Kündigung das Fahrrad einbehält und keinen Abschlag bezahlt. Ohne einen Vertrag kann es auch passieren, dass das Unternehmen die Leasing-Raten weiterzahlen muss, obwohl der Angestellte den Betrieb vor der vertraglichen Leasing-Laufzeit verlassen hat.
Schnelles Firmen-E-Bike hat steuerliche Nachteile
Seit 2019 sind Dienstfahrräder steuerfrei, wenn der Betrieb das Fahrrad komplett finanziert (§ 3 Nr. 37 EStG). Dies gilt allerdings nicht für E-Bikes, die mehr als 25 km/h fahren. Laut Gesetz zählen diese Modelle bereits zu den Kraftfahrzeugen und fallen damit auch unter die Regelungen für Dienstwagen und benötigen einen Versicherungsschutz. Für diese E-Bikes gelten die gleichen Regelungen wie für andere Elektrofahrzeuge ohne CO2-Emission:
- Die private Nutzung wird aufgrund des geldwerten Vorteils mit einem Prozent des Viertel-Bruttolistenpreises versteuert.
- Für den Weg zur Arbeit werden zusätzlich zwischen 0,002 und 0,03 Prozent (abhängig von der Art der Fahrt) des Viertel-Bruttolistenpreises je Kilometer im Monat fällig.
Beispiel: Kostet das E-Bike nach Listenpreis 3.000 Euro, so muss der Mitarbeiter das Bike mit circa 15 Euro im Monat versteuern. Übernehmen Arbeitgeber die vollen Kosten für das Fahrrad, fallen für Angestellte keinerlei Steuern an.
Was passiert mit einem geleasten Dienstrad, wenn der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet?
Bei den meisten Leasing-Anbietern ist eine vorzeitige Rückgabe des Fahrrads grundsätzlich nicht möglich. Die genauen Regelungen, die bei einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinsichtlich des Leasings gelten, sind im Überlassungsvertrag festzuhalten. Ohne diesen ist der Betrieb in den meisten Fällen dazu verpflichtet, das Fahrrad von dem Mitarbeitenden zurückzunehmen und weiterhin die Leasingraten zu zahlen. Im besten Fall kann das Unternehmen das Fahrrad an ein anderes Teammitglied weitergeben. Allerdings gestaltet sich dieser Wechsel meist schwierig, da das Bike an die Größe des vorherigen Besitzers angepasst wurde und nicht jeder Mitarbeiter passt.
Damit du als Arbeitgeber sofort weißt, wie du bei verschiedenen Sachverhalten zu handeln hast, fasst die folgende Tabelle die möglichen Vorgehensweisen beispielhaft zusammen.
| Grund des Austritts | Vorgehensweise |
| Kündigung durch Arbeitnehmer | Der Arbeitnehmer muss keine Kosten tragen, diese liegen beim Arbeitgeber, sofern kein Ausfallschutz durch den Anbieter besteht. In der Regel können in der Probezeit noch keine Fahrräder über den Arbeitgeber geleast werden, sondern erst nach Ablauf. |
| Kündigung durch Arbeitgeber, Tod des Mitarbeiters, Erwerbsunfähigkeit, Vorruhestand, Gesellschaftswechsel, Eltern- oder Pflegezeit länger als 3 Monate | Der Arbeitnehmer muss keine Kosten tragen, diese liegen beim Arbeitgeber, sofern kein Ausfallschutz durch den Anbieter besteht. |
| Versetzung innerhalb des Unternehmens oder zu einer Tochtergesellschaft, die auch Fahrrad-Leasing anbietet | Leasing-Vertrag läuft weiter und kann nicht früher beendet werden. Nutzungsüberlassungsverhältnis und Leasingvertrag werden auf den neuen Arbeitgeber übertragen. |
| Teilzeit in Elternzeit, Arbeitsunfähigkeit innerhalb 42 Tage Laufzeit, Pflegetage (maximal 10 Tage) | Leasing- wie auch Überlassungsvertrag laufen weiter. |
| Mutterschutz, Eltern- und Pflegezeit bis einschließlich 3 Monate | Leasing- und Überlassungsvertrag laufen weiter. Die Umwandlungsrate wird auf den Netto-Abzug umgestellt. |
Was passiert, wenn der Mitarbeitende länger krank ist und keine Lohnfortzahlung mehr besteht?
Ist der Mitarbeiter für längere Zeit krank und damit arbeitsunfähig, so hat er für sechs Wochen Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Nach Ablauf dieses Zeitraums hat der Arbeitgeber grundsätzlich Anspruch auf Herausgabe des Dienstrads. Allerdings darf er die Leasingraten nicht auf den Arbeitnehmer abwälzen.
Damit dein Betrieb in solchen Fällen keine Verluste durch das Leasing macht, kannst du bei dem Fahrradleasing-Anbieter eine Ausfallversicherung abschließen. Fällt der Arbeitnehmer krankheits- oder unfallbedingt aus, übernimmt der Anbieter die Gesamtleasingraten. Ist der Arbeitnehmer zum Beispiel erwerbsunfähig, ermöglicht die Versicherung zudem die vorzeitige Rücknahme der Räder.
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